Nesta semana, começamos nossa jornada de 2014 a qual envolve estudos com base em textos da vida real. O foco volta-se para a redação oficial e, especificamente, para o ofício.
A redação oficial no Executivo segue o Manual de Redação da Presidência da República, publicado em 1991. Com base nele, órgãos do Judiciário, como o CNJ, escreveram os próprios manuais, específicos às realidades internas. O Manual de Padronização de Atos Oficiais Administrativos do CNJ deve ser implementado neste ano e é com base nele que os tipos de expedientes serão definidos e apresentados.
A redação oficial é o modo pelo qual o poder público redige atos normativos e comunicações. É a tentativa de deixar iguais o documento produzido em Brasília e o escrito em Caçapava, por exemplo. As normas buscam a efetividade do texto e, com base em princípios constitucionais, devem estar presentes: impessoalidade, formalidade, clareza, concisão, uso da língua culta e uniformidade. Vamos detalhar cada um:
– Impessoalidade: sempre é a instituição que emite a mensagem, mesmo que esta seja assinada por alguém específico, assim como o destinatário é qualquer cidadão ou outra instituição. O texto deve estar isento da interferência subjetiva de quem o escreveu.
– Formalidade: faz referência não só à padronização de tipo e corpo de letra, espaçamento e entrelinhamento, mas também à polidez e à civilidade no trato com o destinatário. A padronização determina os detalhes da diagramação do texto, mantendo-se a uniformidade visual.
– Clareza: é a qualidade do texto que possibilita a imediata compreensão pelo leitor e depende do uso do padrão culto da língua portuguesa, da formalidade e da padronização e da concisão.
– Concisão: é a característica do texto que transmite o máximo de informação com o mínimo de palavras. Assim, prolixidade deve ser evitada e substituições de palavras e expressões são bem-vindas.
– Uso da norma culta: cabe, na redação de textos oficiais, a aplicação de todas as regras determinadas pela gramática normativa. Não há espaço para variação linguística.
– Uniformidade: busca que todos os textos emitidos pelo CNJ apliquem exatamente da mesma forma as regras da formalidade.
Talvez o expediente administrativo mais comum no dia a dia de várias seções do CNJ seja o ofício. Sempre destinado a órgãos externos e a particulares, é o expediente apto a tratar de assunto de ordem administrativa ou predominantemente oficial. À exceção do fecho, todos os parágrafos são numerados. Recebe um número de controle associado ao emissor: Ofício n. XXX/SCS. A data é escrita por extenso: Brasília, 13 de janeiro de 2014. O destinatário é identificado pelo respectivo pronome de tratamento, nome em letras maiúsculas e pelo cargo ou função, a que se segue o nome do órgão a que pertence. O assunto faz referência ao que motivou o ofício. O vocativo invoca o destinatário, com o uso do tratamento adequado a ele. O fecho saúda o destinatário e a assinatura é acompanhada pelo nome do cargo do remetente.
O texto do ofício deve obedecer aos princípios da redação oficial e ter começo, meio e fim. O assunto que motiva o ofício é explicitado no primeiro parágrafo e os detalhamentos vêm a seguir, com cada ideia em um parágrafo distinto.
Confira aqui um modelo de ofício com todos esses detalhes.
Ficou com alguma dúvida? Escreva para dicasdeportugues@cnj.jus.br.
Uma boa semana!
Carmem Menezes
Revisora de Texto da Secretaria de Comunicação Social