Como lidar com seu e-mail, organize-se!
4 dicas práticas para organizar e administrar os e-mails que você recebe e não atrapalhar seu trabalho
A Internet realmente revolucionou o mundo nesta última década. Acredito que a maior revolução da Internet esteja principalmente relacionada à invenção do correio eletrônico. O email se tornou algo tão vital na sociedade moderna que é quase impossível conhecer alguém que não tenha um. Você conhece alguém que não tem? Se conhecer, é por pouco tempo.
Mas o email também se tornou um grande problema para administração de tempo. Estudos indicam que as pessoas perdem diariamente, pelo menos uma hora cuidando de seus emails. Conheço pessoas que chegam a gastar de 2 à 4 horas diariamente para cuidar da avalanche de emails.
Posso garantir que pelo menos 50% dos emails que você recebe são SPAMs ou emails nada importantes. Em uma pesquisa que estou realizando em diversos países sobre administração de tempo, o email é disparado o maior fator de interrupção e distração das pessoas que trabalham em frente ao computador. Quantas vezes você parou algum trabalho pois o bip ou ícone, avisou que uma nova mensagem havia chegado? A curiosidade humana é muito forte para segurar esse impulso..
Se você tem problemas com seus emails aqui vão algumas dicas:
1. Tenha um email oficial e um email opcional – quando precisar se registrar em sites duvidosos ou em malas diretas utilize sempre seu email opcional, assim evita que seu email principal fiquei cheio de bobagens.
2. Crie horários para checar suas mensagens – Desligue seu email e crie horários específicos para checar novas mensagens. Minha sugestão é no máximo 5 períodos durante o dia, evitando as interrupções constantes. Se você precisar muito, crie uma regra em seu software para avisá-lo quando o email de uma pessoa realmente importante chegar.
3. Ao ler um email tome uma ação imediata – Se o email exigir alguma ação que irá tomar até 3 minutos, faça logo. Se você deixar para depois vai ter que reler o email e tomar a ação que já poderia ter sido feita. Se exigir um tempo maior que 3 minutos delegue ou crie uma tarefa para atender a esse email em um horário mais apropriado.
4. Evite manter sua caixa de entrada com muitos emails – Muitos emails podem significar muitas pendências. Se você precisa fazer algo referente a um email defina isso em sua agenda e apague-o da sua caixa de entrada. Emails acumulados podem ser fontes de esquecimentos, problemas e dificuldade de localizar informações quando precisar.
Fonte: www.organizesuavida.com.br