No último ano, a Seção de Gestão de Processos, do Departamento de Gestão Estratégica (DGE), atualizou o mapeamento dos processos, rotinas e fluxos de trabalho de todas as unidades do CNJ, disponível na Intranet. Atualmente, as ações do Conselho estão agrupadas em 11 macroprocessos, classificados por linha de atuação.
Com a atualização e disposição do acervo material, todos os servidores e colaboradores do CNJ podem ter acesso às rotinas de qualquer área e verificar se os fluxos de trabalho estão corretos e condizentes com a realidade de cada unidade.
Benildo Morais Santos, chefe da Seção de Gestão de Processos, fala sobre a necessidade da atualização feita no mapeamento, aponta qual a importância de ter os processos de trabalho disponíveis para os setores do Conselho e quais os objetivos com o procedimento realizado. Confira!
1. Qual a necessidade da atualização do mapeamento?
Benildo: Para que o mapeamento reflita exatamente como o trabalho é realizado pelas unidades do CNJ. Houve essa orientação, recomendada pela Secretaria de Controle Interno (SCI), para que os fluxos internos, de fato, fossem atualizados. Além disso, em 2010, foi feito um mapeamento de todos os processos e unidades do CNJ. No final de 2013/início de 2014, atualizamos esse mapeamento, depois de 3 anos. Não adianta ter informação desatualizada. As pessoas precisam ver o que está sendo feito atualmente. A necessidade da atualização é essa.
2. Qual a importância dos processos de trabalho estarem disponíveis para as unidades do CNJ?
Benildo: Consigo ver algumas vantagens. A primeira é a questão da informação estar disponível e saber o que cada setor faz em seustrabalhos. É interessante entender o que todas as outras áreas fazem. Vou dar um exemplo de integração: a Secretaria de Administração tem um processo de contratação e a TI tem a necessidade de comprar um computador. Logo, esta faz o pedido e deseja que esse equipamento chegue a tempo, mas existe todo um processo com requisitos necessários que qualquer demandante precisa preencher. Em caso de alguma dúvida, o processo de trabalho realizado pela Secretaria de Administração estaria disponível para o interessado no assunto ou demanda. Processo de contratação é dessa forma, processo de licitação é dessa forma e etc. É interessante e necessário saber como isso funciona.
É importante frisar também a questão da atualização permanente. Não adianta ter uma rotina desatualizada quando eu quero buscar o atual. Sempre existe alteração de fluxos. Por isso, é necessário que os colegas estejam atentos aos fluxos de trabalho e suas rotinas, e caso não estejam refletindo ao que é real, precisam procurar nossa área para manter o processo sempre atualizado.
3. Quais os objetivos desse processo de atualização?
Benildo: A finalidade de atualizar esse mapeamento foi de se ter fluxos dos processos documentados que sirvam para informação, análise de integração dos processos e atender necessidades de automação. Temos dois novos desafios com o mapeamento: conseguir avaliar os custos e os riscos dos processos.
Então, posso dizer que os objetivos do mapeamento, além da própria informação são: automação, integração e futuramente criar uma gestão de riscos e gestão de custos.
Comunicação Institucional