O Sistema Hermes, também chamado de Malote Digital ou Eletrônico, assemelha-se a um e-mail corporativo com selo de autenticidade, que confere caráter oficial ao documento. Por meio do sistema, também é possível compartilhar conhecimentos, informações, bases de dados e soluções de tecnologia, além de promover o intercâmbio de mão de obra especializada e desenvolver programas de treinamento.
Além de agilizar os atos processuais e administrativos e contribuir para reduzir gastos, o Hermes torna mais segura a tramitação dos processos e gera economia de tempo, já que o transporte é feito em meio digital. Além disso, ao dispensar o uso de papel, o malote eletrônico reduz gastos e amplia a segurança na tramitação de documentos, pois evita extravios. O principal objetivo da ferramenta é desburocratizar e modernizar o Judiciário.
Como navegar
Para utilizar o malote, o chefe da unidade organizacional deve enviar a solicitação de cadastro de usuário para o e-mail g-malotedigital@cnj.jus.br. Após acessar o sistema, será aberta a página inicial (veja figura 1) pela qual o usuário terá acesso a todos os menus e opções que seu nível de autorização lhe permita executar. Este nível de autorização é individual e definido pelo chefe da unidade
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| Figura 1 |
Após acessar o sistema, será aberta a página inicial (veja figura 1) pela qual o usuário terá acesso a todos os menus e opções que seu nível de autorização lhe permita executar. Este nível de autorização é individual e definido pelo chefe da unidade. Os usuários que possuem acesso a mais de uma unidade operacional (UO) podem, após efetuado o login, selecionar por qual delas desejam navegar. Caso queiram trocar de unidade, basta clicar em “Alterar UO”, no menu superior.
Para ler novas mensagens é preciso clicar na opção “Não Lidos” (conforme figura 2), localizada no menu lateral. Todos os documentos não lidos vão aparecer com o mesmo nome, “Novo Documento”. Após clicar sobre o documento que se deseja ler, o sistema abrirá nova janela com o documento, que poderá ser lido, impresso ou salvo no computador do usuário.
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| Figura 2 |
Na hora de enviar novo documento, o primeiro passo é clicar na opção “Enviar”, no menu lateral. Em seguida, o usuário precisa selecionar o tipo de documento que deseja enviar. Após a escolha, o sistema vai mostrar a lista de destinatários disponíveis para o envio. Só aparecerão na lista as unidades operacionais de envio permitido.
O sistema exibe, do lado direito da tela, as unidades do órgão em que o usuário trabalha, e do lado esquerdo outros destinatários da justiça. Após escolher quem vai receber a mensagem, o usuário deve clicar em “Avançar”. Em seguida, deve-se escolher a prioridade do documento, preencher o campo “Assunto” e anexar arquivos.
Para anexar um documento, basta clicar em “Selecionar documento”, depois escolher o material clicando em “Procurar” e para finalizar, em “Concluir”. Para enviar pelo sistema, os materiais precisam estar no formato PDF, porque assim não podem ser alterados por outros usuários.
Desenvolvido pelo Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte (TJRN), o sistema Hermes foi cedido por meio de convênio ao CNJ. Sofreu adaptações para permitir a troca eletrônica de correspondências com diversos órgãos do Poder Judiciário e passou a ser conhecido como Malote Digital.
Para mais informações sobre a utilização do malote digital, acesse o manual do usuário ou o link de dúvidas frequentes, disponíveis na página inicial do sistema.