Apesar de ser uma das grandes vilãs do mundo corporativo, as reuniões são extremamente necessárias e, se bem planejadas e organizadas, colaboram para que toda a empresa ganhe mais tempo e, com isso, mais produtividade e rentabilidade.
Por isso, a reunião é uma das ações com maior rendimento, ou seja, o tempo investido na sua preparação rende minutos preciosos, que ainda são multiplicados pelo número de participantes. Abaixo seguem três ferramentas práticas para aumentar a eficiência das suas reuniões: pauta, memória e cronômetro.
A pauta
A primeira dica para aproveitar o tempo de uma reunião é a elaboração de uma pauta. Mas, cuidado! A pauta não é apenas uma lista de assuntos a serem tratados. Ela é uma ferramenta para orientar a execução da reunião, por isso deve ser muito bem pensada e redigida.
A orientação básica é priorizar os temas a serem tratados, primeiro os urgentes (cujo prazo já passou), depois os importantes (que ajudam a atingir os objetivos estratégicos) e por fim os circunstanciais (que devem ser tratados, mas não estão ligados diretamente ao plano estratégico).
Então, redija um curto parágrafo (4-5 linhas) sobre o assunto, adiantando alguns detalhes. É incrível o poder esclarecedor desse breve texto e o quanto ele pode economizar no tempo da reunião, evitando apresentações e discussões demoradas.
Nesse ponto é vital identificar o objetivo do ponto a ser tratado. De forma geral existem três tipos:
– Informativos: você quer repassar à sua equipe informações diversas, internas ou externas, ou colher informações sobre o trabalho da equipe. Nesses assuntos não cabe discutir opiniões, muito menos buscar um consenso.
– De debate: sua intenção é conhecer a opinião da equipe sobre determinado tema, para que você, sozinho, tome a decisão, com a autoridade que lhe cabe.
– Deliberativos: nesses assuntos você quer que a equipe, em conjunto, tome alguma decisão, buscando um consenso entre os participantes.
Isso ajuda a reduzir a frustração devido a uma falsa expectativa. Normalmente, as pessoas esperam tomar decisões em uma reunião, quando geralmente o encontro é de caráter informativo ou de debate. Assim, ao sair de uma reunião na qual não houve decisão alguma, saímos frustrados, mesmo quando os objetivos dela são plenamente atingidos. Por isso é importante sempre ressaltar a finalidade de cada assunto.
Apesar de nem sempre ser possível, o ideal é discutir a pauta com os integrantes da reunião antes de enviá-la, para que possam modificar, acrescentar ou até mesmo retirar assuntos.
Por fim, deixo a dica de fazer pautas também para as reuniões externas, com clientes, parceiros e fornecedores. Além de demonstrar profissionalismo e organização, isso ajuda a ganhar muito tempo durante o encontro.
Memória
Ao fim de uma reunião, é muito comum as pessoas saírem reclamando que ela foi inútil, que não acrescentou em nada e não houve nenhum avanço. Geralmente esse discurso é injusto, pois certamente houve alguma evolução, mesmo que ela ocorra mais no nível corporativo que pessoal.
Por isso, é importante redigir um documento informal que relate os avanços obtidos na reunião. Diferente de um relatório ou de uma ata, a memória serve para registrar o encontro para orientar ações futuras e para deixar claro sua evolução, mostrando como era a situação antes e como fica depois da reunião.
A memória pode ser redigida por qualquer membro do grupo reunido e deve ser enviada o mais rápido possível a todos os integrantes.
Cronômetro
Para garantir que o tempo de todos presentes na reunião será bem utilizado, é imprescindível valorizar a pontualidade e acompanhar a duração de cada ponto. Deve-se garantir não apenas que ela comece e termine no horário proposto, como também que cada assunto não se alongue demais. No início a equipe pode reclamar, mas com o tempo ela perceberá os benefícios da pontualidade.
Em pesquisas com gerentes de diversos níveis, chegou-se à seguinte sugestão de prazo:
– Tempo máximo por assunto = 20 min: Depois desse tempo não vale muito a pena insistir no tema. Se era informativo, indica que os dados ainda não estão claros para serem repassados, se era de debate, mostra que o tema é muito polêmico e se for deliberativo, revela dificuldades em ter o consenso. Passado os vinte minutos, interrompa a conversa e deixe o assunto para ser tratado em outro momento, talvez de outra forma. Se for algo urgente, retome no final da reunião, isso ajudará a acalmar os ânimos e a surgir novas ideias
– Tempo máximo por reunião = 1h30: Após 90 minutos os integrantes começam a pensar no trabalho a ser feito, nos problemas domésticos, no cliente para quem ficaram de retornar, enfim, em tudo, menos na reunião. Por isso é mais eficaz interromper a reunião e deixar os pontos restantes (se a pauta for bem feita, eles serão de menos importância) para outro momento. Se for necessário continuar por mais tempo, faça um intervalo de 5-15 minutos para que cada um possa resolver suas questões. Experimente e você verá que o tempo investido nessa pausa renderá em mais objetividade e, ao final, a reunião durará menos.
Lembre-se que a pressa é inimiga da perfeição. Muitas vezes uma decisão tomada na urgência leva a falhas que vão custar muito mais tempo e dinheiro com retrabalhos do que uma escolha mais certeira, na qual se demorou mais tempo para se definir.
Orientações Gerais
Além das três dicas que apontei para tornar uma reunião mais eficaz, repasso abaixo algumas dicas gerais que ajudar você a ganhar tempo durante o encontro:
– Convide apenas as pessoas necessárias: quanto mais pessoas estiverem presentes, menos eficiente será a reunião, por isso pense bem quem irá convidar. Porém, se tiver de deixar algum funcionário de fora, explique para ele as razões e o mantenha informado sobre o que foi conversado. Dessa forma ele não se sentirá excluído.
– Retome os assuntos tratados: Ao final da reunião, lembre aos participantes de cada tema que foi informado, discutido e decidido. Isso ajuda a sensação, muitas vezes errada, de inutilidade da reunião que as pessoas sentem. Aproveite para agradecer a presença de cada um e reconhecer o esforço.
– Evite discussões infrutíferas: Algumas vezes o debate numa reunião pode chegar num bate-boca que não traz resultado nenhum. Nesses momentos é importante lembrar aos participantes desses três pontos:
– Foco no futuro: o objetivo é sempre melhorar as ações futuras. Se estamos procurando as causas dos fracassos do passado, é apenas para evitar repetir os mesmos erros e não para culpar os responsáveis.
– A falha está nas ações e não nas pessoas: Se algo falhou, o erro está na ação que não foi feita de forma adequada, ainda que o responsável tenha se esforçado ao máximo. Então devemos repensar a ação para fazê-la de forma mais eficaz. Lembre-se é muito mais fácil mudar uma ação do que uma pessoa. Então o objetivo é descobrir o que deu errado na tarefa para corrigi-la e aprimorá-la constantemente.
– A responsabilidade é da equipe: Ainda que a ação tenha um responsável direto, o sucesso ou fracasso de qualquer tarefa é de responsabilidade de toda a equipe, ainda que indiretamente. Então todos devem ajudar a melhorar a ação.
Aproveite essas dicas para tornar suas reuniões mais eficazes e ganhe minutos valiosos para executar ações importantes e chegar mais rápido nos seus objetivos. Não espere, crie oportunidades!
Bruno Blankenburg é jornalista por formação, consultor, escritor, palestrante e, há anos, pesquisa o comportamento humano. Isso fez com que ele adaptasse diversas metodologias de planejamento empresarial para adequar às demandas pessoais de otimizar o uso do tempo, de modo prático e acessível a todos – de estudantes a executivos.
Fonte: RH Portal