Relatório da Secretaria de Planejamento e Gestão Estratégica do Tribunal de Justiça de Mato Grosso do Sul (TJMS) sobre o sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos (SCDPA) aponta que, desde a adoção do sistema em setembro de 2009 até fevereiro de 2011 houve a movimentação de mais de 300 mil documentos pelo sistema. O sistema é uma solução desenvolvida pela Secretaria de Tecnologia da Informação do TJMS, em parceria com a Secretaria de Planejamento e Gestão Estratégica, que permite o acompanhamento em tempo real dos documentos enviados, garantindo maior agilidade no envio de documentos e a redução de gastos com correio, telefone, papel e envelope, por exemplo.
O SCDPA foi gradativamente implantado no judiciário estadual e, desde a sua adoção, mais de 100 mil novos documentos foram criados. O sistema on-line de tráfego de documentos administrativos que hoje atinge todas as comarcas do Estado está garantindo uma drástica redução nos custos e tempo gasto com o envio deste material, em especial no trâmite entre comarcas.
O tráfego entre as comarcas era o procedimento mais demorado e custoso, pois os documentos eram necessariamente encaminhados para Campo Grande antes de ser remetidos a seu destino. Desse modo, era gasto um espaço de tempo que chegava a ser de até três dias e isso, mesmo em se tratando de comarcas vizinhas, distantes poucos quilômetros uma da outra, sem mencionar o custo da operação.
Diversos servidores do judiciário foram capacitados para operar a ferramenta on-line e, com o passar do tempo, novas versões do SCDPA trouxeram melhorias e ferramentas aos usuários. Hoje, a medida pode ser vista como um sucesso, e as comunicações ocorrem facilmente e em instantes chegam a seu destinatário.
Para o diretor do Departamento de Órgãos Julgadores, Adriano de Carvalho Motta, a adoção do SCDPA foi um grande salto de modernidade para o judiciário estadual. Segundo o diretor, hoje todas as solicitações, comunicações e informações que são enviadas para todas as varas do Estado são feitas por meio do sistema.
Adriano Motta recorda que anteriormente o procedimento era feito por malote, gerando uma despesa que foi zerada. Além disso, comunicações urgentes eram feitas por meio de fax, que também gerava custos com interurbanos para as comarcas do interior ou então de pulsos locais quando eram destinados para o Fórum da Capital.
Com a utilização exclusiva do SCDPA para todos os procedimentos, além da grande economia de dinheiro, houve também a redução do tempo de espera, o que é um fator benéfico até mesmo para o jurisdicionado, acrescenta Adriano.
O diretor exemplifica a situação com os casos dos habeas corpus que antes era preciso expedir um ofício físico para obter informações no juízo de 1º grau e, em se tratando de comarcas distantes da Capital, o procedimento demorava até 6 dias para a chegada do ofício de resposta do pedido. Adriano enfatiza que hoje tudo é feito pelo SCDPA e a grande maioria das varas por todo o Estado tem respondido rapidamente as solicitações, garantindo um ganho em agilidade processual.
Fonte: Assessoria de Comunicação do TJMS