Em 2016, o Tribunal de Justiça de Roraima (TJRR) iniciou o projeto de digitalização do acervo e virtualização dos processos em todas as unidades administrativas e jurisdicionais, por meio da conversão dos processos judiciais e administrativos físicos em formato digital. Tal medida atende a Resolução CNJ n. 185/2013

A digitalização do acervo consistiu em transformar todos os processos físicos ativos em formato digital, inserindo-os no Sistema Projudi com reconhecimento de caracteres e assinatura digital.

Na primeira etapa, foram digitalizados somente os processos criminais da capital. Ao todo, mais de 4 milhões de imagens e aproximadamente 50 mil processos inseridos no Sistema Projudi.

Na segunda etapa, em maio de 2017, foram digitalizadas mais de 6 milhões de imagens, correspondendo a 16 mil processos inseridos no Sistema Projudi, referentes as comarcas do interior, Varas Residuais Cíveis, Vara da Justiça Itinerante, Vara da Fazenda Pública, Prédio Administrativo e Vara da Infância e Juventude. Além disso, 1.078 (mil e setenta e oito) pastas funcionais de magistrados e servidores do arquivo da Secretaria de Gestão de Pessoas, foram digitalizadas.

Conforme o secretário de Gestão Administrativa, Bruno Furman a somatória das duas etapas de digitalização dos processos judiciais e administrativos, pode concluir que em 2 anos foram digitalizados aproximadamente 11 milhões de imagens e mais de 178 mil processos inseridos no Sistema Projudi. “O que representa mais de 90% dos processos ativos de todas as unidades do TJRR”.

Em 2019, o processo de digitalização será finalizado com a inserção dos processos físicos de 2º grau.

De acordo com Furman, “a fase de inserção no Projudi é mais lenta e por essa razão, existem atualmente mais de 45 mil processos já digitalizados, faltando apenas serem inseridos no Sistema, a grande maioria do acervo da Vara da Justiça Itinerante.

Os processos físicos que estão arquivados, agora passarãopela organização de documentos, aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade documental, aguardando cumprimento do prazo de guarda e sua destinação final, conforme Resolução TJRR nº 05/2014, que dispõe sobre a política de Gestão Documental doTribunal.

Durante os 9 meses de trabalho (fevereiro a outubro/2018) foram analisados mais de 2 mil metros lineares de documentos do acervo do Arquivo do Fórum Sobral Pinto equivalente a mais de 20 milhões de folhas, compostos por processos judiciais cíveis e administrativos da Comarca de Boa Vista e processos administrativos e arquivo da Comarcas do Interior.

Em 2014 foram eliminados aproximadamente 500 processos, em 2016 foram eliminados 5 mil processos, e entre os processos analisados para 2019, serão 17 mil aproximadamente, que estão aptos para eliminação após cumprido o prazo da Tabela de Temporalidade.

Conforme o secretário, há ainda 40 mil processos analisados com a identificação do prazo que expira sua temporalidade. “Esses processos estão prontos para serem consultados pelas partes e posteriormente coletados para os atos de publicação de edital e consequentemente eliminação”.

A digitalização dos processos, segundo Furman, “implica além da velocidade de tramitação, que vem ao encontro do desejo dos cidadãos, há reflexos em gastos públicos (com materiais, espaço, estrutura, pessoal). O processo eletrônico pode ser acessado em tempo real, de qualquer lugar, por todos os atores processuais simultaneamente. A prática já apresentou resultados, economiza tempo de acordo com o Relatório Justiça em Números, que aponta o TJRR com a menor taxa de congestionamento de processo. Além de uma redução de R$ 218.917,27 em materiais de consumo (papel, caneta, lápis, borracha, clips, grampos e outros)”.

Núcleo de Comunicação e Relações Institucionais do TJRR