Símbolo da burocracia, o reconhecimento de firma torna-se cada vez menos necessário. Atestar a procedência de assinaturas passou a ser tarefa do serviço público, e não mais do cidadão, no Poder Executivo. Medidas similares são tomadas pelo Judiciário, a fim de reduzir custos e tempo gasto com idas a cartórios.

Cópia autenticada ou reconhecimento de firma só podem ser cobrados se houver previsão legal ou dúvida fundada, desde o Decreto n. 9.094/2017, editado em julho e válido para o Executivo federal. A norma também acaba com a obrigação de entrega de documentos do cidadão já disponíveis em sistemas públicos. Agora, cabe aos órgãos checar os dados.

Não é mais necessário apresentar o original, caso seja entregue cópia autenticada. E a autenticação pode ser feita pelo servidor que recebe o documento, após conferência com o original. Em caso de falsificação, o órgão informará à autoridade competente, para adoção de medidas administrativas, civis e penais.

O reconhecimento de firma indica que um documento foi assinado por determinada pessoa. Não trata, contudo, do teor do registro. Para a declaração, o interessado deve depositar assinatura em cartório de notas, onde tabelião presta o serviço. Autógrafo em uma ficha, usada para abrir firma no cartório, registra a grafia para checagem.

Feito com base no registro, o reconhecimento ocorre por autenticidade ou por semelhança. No primeiro, o autor firma termo em frente ao tabelião, no cartório, para comprovar a grafia. No segundo, que não exige presença do interessado, compara-se a assinatura do documento ao autógrafo deixado na unidade.

O CNJ busca reduzir a exigência do procedimento, inexistente em outros países. Por meio da Resolução n. 228/2016, o conselho regulou a aplicação da Apostila da Haia no Poder Judiciário, de adesão internacional. A norma dispensa reconhecimento de firma para apostilar cópia de documento já autenticado por autoridade apostilante.

Na Resolução n. 131/2011, o CNJ também definiu que o reconhecimento de firma nas autorizações de pais ou responsáveis para que crianças brasileiras viajem ao exterior não depende de tabelião e pode se dar com reconhecimento de firma já registrada em cartório. À falta da declaração dos pais, é válida autorização assinada por autoridade consular.

Em 2015, recomendação da Corregedoria Nacional de Justiça também dispensou o reconhecimento de firma para que crianças e adolescentes estrangeiros circulassem no território brasileiro durante os Jogos Olímpicos Rio2016.

Tribunais vedam a cobrança do reconhecimento de firma para obter de declaração de pobreza. Todo o Judiciário dispensa o procedimento em procurações outorgadas a advogados desde 1994. A Justiça Eleitoral, por exemplo, evita a ida ao cartório em autorização escrita para receber certidões de quitação eleitoral em nome de terceiros.

A Receita Federal, por exemplo, abandonou o reconhecimento desde 2013. Contratos para compra de imóveis baseados no Sistema Financeiro da Habitação (SFH), que rege a maioria dos financiamentos do país, tampouco exigem a declaração. Certificados digitais também eliminam a demanda pelo serviço.