Nos últimos seis anos, o Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) conseguiu eliminar quase sete milhões de processos físicos antigos, que ocupavam espaço desnecessário nas comarcas do estado. O trabalho é executado pela Gerência de Arquivo e Gestão Documental da Primeira Instância (Gearq), ligada à Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental (Dirged), e tem trazido economia aos cofres públicos. Há mais de cinco anos, o TJMG não tem gastos com locação de novos imóveis para guarda de documentos.

“Nosso trabalho é orientar as comarcas sobre a melhor forma de gerir o acervo documental para que possamos racionalizar os espaços utilizados para os arquivos”, conta o diretor da Dirged, Fernando Rosa, cuja diretoria está ligada à 2ª Vice-Presidência do TJMG e à Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef). “O Tribunal de Justiça passa por um momento de transição no campo da gestão da informação documental, em razão da expansão e implantação do Processo Judicial eletrônico (PJe) nas comarcas do estado, o que impacta, sensivelmente, o acervo de processos de papel”, salienta o 2º vice-presidente do TJMG, desembargador Tiago Pinto.

“Estamos atentos a essa realidade institucional por meio da Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental e sua respectiva Gerência de Arquivo. O setor tem promovido já há algum tempo, no âmbito do Estado de Minas Gerais, um trabalho de orientação, apoio e também de gestão às comarcas, visando organizar e readequar os espaços dos arquivos físicos, o que gera economia financeira para o TJMG e propicia às comarcas um ambiente mais salubre para o desenvolvimento da atividade jurisdicional”, completa o desembargador.

Comarcas

Antes de 2014, o trabalho da Gerência de Arquivo era voltado apenas para a Segunda Instância do Tribunal de Justiça. Naquele ano, a mudança foi grande, e a Gearq passou a atuar nas 297 comarcas que compõem o estado.

A gerente de Arquivos do TJMG, Daniela Castro, explica que o trabalho obedece a três rotinas básicas: orientação sobre gestão de documentos, avaliação documental dos acervos com cumprimento de metas para eliminação de documentos, e gerenciamento do arquivo centralizado, localizado no Bairro Cincão, em Contagem, que atualmente guarda aproximadamente oito milhões de processos físicos baixados de 41 comarcas. Tais processos ainda não podem ser eliminados.

Daniela Castro relata que a Gearq envia sistematicamente orientações sobre guarda de documentos para as comarcas. Mas a comunicação não é passiva, pois a gerência também recebe informações das comarcas, quando existem dúvidas ou problemas relacionados com o arquivo de documentos e processos.

Arquivologia

No caso de algum problema mais sério em uma comarca, a Gearq envia uma equipe, composta por profissionais graduados em arquivologia, que têm a missão de “arrumar a casa”, com diagnóstico arquivístico e orientações presenciais, além de todos os esclarecimentos necessários para a regularização do espaço de arquivo. “Assim foi feito recentemente nas Comarcas de Várzea da Palma, Araçuaí e Campos Gerais”, lembra a gerente. “Também obedecemos a cronogramas com envio de e-mails e telefonemas para identificar situações emergenciais e situações que demandam acompanhamento mais próximo.”

A Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental trabalha em parceria com a Diretoria de Engenharia e Gestão Predial (Dengep), responsável pelas obras e reformas no Tribunal de Justiça. Quando uma unidade solicita, junto à Dengep, a locação de imóveis para guarda de documentos, o pedido é imediatamente passado para a Dirged, que analisa a real necessidade do gasto. “Assim, há cinco anos, o TJMG não gasta um centavo com o aluguel de novos imóveis para arquivo de processos. Vamos até o local, analisamos a situação e conseguimos readequar espaço para a guarda de processos e documentos”, garante a gerente Daniela Castro.

Ao longo dos seis anos, quando a Gearq passou a atuar na Primeira Instância, foram eliminados 6.924.475 dos 7.132.260 processos avaliados. Também foram eliminadas 12.556 caixas somente com documentos administrativos. Ao todo, o trabalho gerou um ganho de quase 8,5 mil metros quadrados de espaço. Nesse período, a gerência realizou 122 visitas a comarcas para readequação dos arquivos. Das 297 comarcas mineiras, 294 tiveram documentos e processos eliminados.

Asmare

Os processos e documentos eliminados são doados para a Associação dos Catadores de Papel, Papelão e Materiais Reaproveitáveis de Belo Horizonte (Asmare). Nos últimos anos, o Tribunal doou 435 toneladas à instituição para que fossem reciclados. “É importante lembrar que a eliminação de documentos administrativos pode ser feita nas próprias comarcas sob a nossa orientação. Já a eliminação de processos só pode ser feita por nós da Gearq”, ressalta Daniela Castro.

Com a virtualização dos processos, a tendência é que os arquivos físicos desapareçam. Mas, até lá, é preciso respeitar os prazos legais para eliminação de processos e documentos. Um processo do Juizado Especial Cível, por exemplo, só pode ser eliminado após dois anos de baixa definitiva. Processos do Juizado Especial Criminal, de execução de título extrajudicial e execução fiscal são eliminados após cinco anos de baixa definitiva.

Fonte: TJMG