Eliminar 1,2 milhões de documentos parece uma meta bastante ambiciosa. Ultrapassar essa cifra, porém, soa como algo ainda mais difícil. No entanto, em 2017, o Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG), por meio da Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef), conseguiu eliminar 1.214.731 documentos judiciais. O índice de cumprimento foi de 101,22%.
Todo esse material só pode ser descartado porque atende a requisitos técnicos, como os prazos definidos na Portaria Conjunta 330/2014, que instituiu o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade (PCTT) dos Processos Judiciais da Justiça de Primeiro e Segundo Graus de Minas Gerais. Cada documento tem um prazo durante o qual precisa ficar guardado. Alguns ficam sob a custódia das comarcas, outros vêm para a Capital. A permanência pode durar meses, décadas ou mesmo centenas de anos.
No ano passado, foram coletados documentos elimináveis em 76 comarcas. Isso corresponde a 50.321 caixas com documentos retirados dos arquivos locais. Com isso, houve a liberação imediata de 1.460m² nesses imóveis.
A equipe da Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental (Dirged) fez 54 intervenções, remotas ou presenciais. Desse total, a análise técnico-arquivística concluiu, em 24 ocasiões, pela negativa de locação de imóvel para arquivo. Em outros quatro casos, foi sugerida a devolução de imóveis alugados.
Responsabilidade
Segundo André Borges Ribeiro, da Dirged, a preocupação sempre foi desenvolver uma política para documentos administrativos e judiciais que aliasse sustentabilidade, gestão do conhecimento, memória cultural e uma administração eficiente dos recursos públicos. O diretor explica que o foco da proposta é a otimização, quer na liberação de espaço físico nos fóruns e prédios do TJMG, quer na redução do gasto com aluguel de imóveis para arquivos. Todavia, são observadas regras adequadas quanto a produção, tramitação, uso, arquivamento e avaliação.
Essa medida tem como meta a definição do destino dos documentos, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente, mas, de acordo com o diretor, busca, em todos os casos, “preservar o acervo dotado de valor histórico, probatório e informativo, bem como a memória institucional”, garantindo o respectivo acesso a informações relevantes por parte da sociedade.
“A informação produzida na instituição deve ser sempre acessível e seu armazenamento precisa ser funcional e obedecer aos parâmetros legais. Caso o acervo não seja gerido com competência, seguindo rotinas estabelecidas, dados importantes podem se perder e prejudicar indivíduos, empresas e a coletividade”, afirma.
Em Minas, a preservação, a guarda e a eliminação de documentos são regidas pela Constituição, pela Lei Federal 8.159/1991, pela Recomendação 37/2011 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ,) pela Resolução 749/2013 do TJMG e por orientações do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) do CNJ, lançado em dezembro de 2008.
No TJMG as decisões em torno das tabelas de temporalidade e outras questões afetas à gestão documental são apreciadas pela Comissão Técnica de Avaliação Documental (Ctad), instituída pela Portaria 3.069/PR/2014.
Fonte: TJMG