Publicada no Diário Oficial do Estado no final do ano passado, a Lei nº 4.138 institui o Programa de Gestão Documental dos processos judiciais findos, no âmbito do Poder Judiciário de Mato Grosso do Sul. O programa visa à eliminação ou o recolhimento para guarda em arquivo permanente das ações cíveis e criminais, tanto físicas quanto digitais, transitadas em julgados e arquivadas.

De acordo com a diretora do Departamento de Pesquisa e Documentação da Secretaria Judiciária do Tribunal de Justiça, Laís Nazareth Naveira, para fazer a seleção e classificação dos processos que deverão ser eliminados ou encaminhados para um arquivo permanente serão utilizadas duas ferramentas: a tabela de temporalidade Poder Judiciário de MS e a tabela de temporalidade estabelecida pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
 
Segundo a diretora, todo procedimento de descarte dos processos acontecerá de acordo com a Lei nº 4.138/11, respeitando sempre o prazo de guarda e a natureza dos processos.
 
A criação da lei foi um grande passo dado pelo Poder Judiciário para tentar solucionar o acúmulo de autos físicos que se encontram com a temporalidade cumprida e que acabam ocupando espaço e gerando um custo à administração que poderia ser evitado, resguardando a preservação e organização dos documentos de valor histórico e cultural, facilitando assim a consulta dos mesmos pela sociedade.
 
O próximo passo, comenta Laís, é aguardar da Presidência ato de designação dos membros da Comissão de Análise e Seleção de Documentos que será responsável pela área de Gestão Documental. Conforme a lei, a comissão será presidida por um magistrado e formada pelo servidor responsável pela área de Gestão Documental e por mais outros três servidores, de preferência com formação em Direito, Arquivologia ou História.
 
Os trabalhos devem iniciar no próprio Tribunal de Justiça e posteriormente se estenderão para as comarcas.

Fonte: TJMS