Gestão Documental

A Gestão Documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação, ao arquivamento e à destinação de documentos e processos no âmbito do Poder Judiciário, no exercício de suas atividades, inclusive as administrativas, qualquer que seja o suporte de registro da informação, conforme definição da Resolução CNJ n. 324/2020.

Tem por objetivo possibilitar o integral exercício de direitos, a preservação das informações necessárias às partes e às instituições do Poder Judiciário, o descarte da documentação não mais necessária e a preservação do patrimônio documental arquivístico.

A Gestão Documental é regida pelos seguintes princípios e diretrizes, dentre outros: a) garantia de acesso a informações necessárias ao exercício de direitos; b) guarda dos dados necessários à extração de certidões acerca dos julgados, na hipótese de eliminação de autos; c) manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro, desde sua produção e durante o período de guarda definitivo, observada cadeia de custódia ininterrupta; d) a classificação, a avaliação e a descrição documental mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas; e) a adoção de critérios de transferência e de recolhimento da documentação das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental; f) a garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais; g) a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos (MoReq-Jus); h) a constituição de unidades de gestão documental e de memória, assim como de Comissões Permanentes de Avaliação Documental (CPADs).

Os órgãos do Poder Judiciário deverão estabelecer e publicar em seus sítios eletrônicos políticas de gestão documental, podendo estabelecer convênios com órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural, social e universitário para auxílio nessas atividades.

Por fim, a política de Gestão Documental harmoniza-se com outros normativos aplicáveis à gestão propriamente dita, ao acesso à informação e à proteção de dados, que estão elencados em Atos Normativos CNJ.

Para a implementação das atividades de Gestão Documental, devem ser utilizados os instrumentos do Proname.