O processo digital é uma realidade há anos. O Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) não recebe ações em papel desde dezembro de 2015. Em novembro de 2018, os novos inquéritos também passaram a ser digitais. Projetos grandiosos viabilizaram a informatização, conferindo mais agilidade, sustentabilidade e segurança.
O modelo se mostrou essencial no período de trabalho remoto, imposto pela pandemia da Covid-19. E agora, para agilizar ainda mais a prestação jurisdicional, o TJSP inicia um projeto desafiador que digitalizará os processos físicos em andamento, dando mais um passo para o cumprimento da meta 10.3 do Planejamento Estratégico, que é digitalizar 100% dos processos judiciais em tramitação e sobrestados até 31/12/26.
Em julho, iniciou a execução da primeira fase do projeto. Em um ano serão, digitalizadas 200 milhões de páginas (cerca de 237 mil processos nessa etapa), abrangendo as varas cíveis do Fórum João Mendes Júnior, a Unidade de Processamento das Execuções Contra a Fazenda (Upefaz), a Diretoria de Execução de Precatórios (Depre), o Foro Regional da Lapa e as varas de Execuções Criminais da Capital e algumas do Interior. Ao término da primeira fase, o objetivo é que outros quatro ciclos semelhantes ocorram, alcançando a totalidade dos processos físicos, que hoje correspondem a 45% dos 20,1 milhões de processos em andamento.
“As unidades priorizadas têm algumas características diferenciadas. A Depre e a Upefaz, por exemplo, cuidam dos processos envolvendo precatórios e o objetivo é agilizar o andamento. No João Mendes o foco são as Unidades de Processamento Judicial instaladas e a instalar. Os processos físicos de execução criminal são os únicos que utilizam outro sistema (Sivec) e, com a digitalização, passarão a tramitar no SAJ. Já o Foro Regional da Lapa envolve projeto-piloto para análise e melhor aproveitamento do uso dos espaços físicos”, explica a diretora de Planejamento, Análise de Cenários e Normas da Secretaria da 1ª Instância do TJSP, Vanessa Cristina Martiniano.
Para a execução do projeto, a empresa vencedora da licitação instalou seis pontos de digitalização nos prédios do TJSP. Ao receber os processos, as equipes higienizam o material, digitalizam em máquinas especiais – mais robustas do que os tradicionais scanners -, fazem a conferência de todo o conteúdo para atestar a qualidade da leitura das páginas e remontam os processos para retorno aos cartórios.
“No modelo que adotamos, todas as páginas digitalizadas permitem busca por palavras, não são apenas imagens. Com isso, fica mais fácil localizar uma determinada peça nos autos”, afirma Elias Saturnino da Silva Junior, coordenador da Secretaria de Tecnologia da Informação do TJSP. Ele explica que a empresa contratada não faz a classificação das peças, porque esse trabalho exige conhecimento técnico da área jurídica, o que aumentaria significativamente o valor da contratação, inviabilizando o projeto. No entanto, é possível que os cartórios realizem essa classificação pelo SAJ quando necessário.
Na Upefaz, as equipes estão ansiosas para a conclusão do trabalho, já iniciado. “É uma iniciativa bastante desafiadora e estamos esperançosos. Somos responsáveis pelo levantamento dos precatórios e uma das unidades com mais papel e processos antigos. Temos cerca de 60 mil processos a digitalizar, que somam 150 mil volumes”, conta a juíza Paula Fernanda de Souza Vasconcelos Navarro, coordenadora da Upefaz.
De acordo com a magistrada, o apoio da advogacia nesse processo tem sido fundamental, pois é necessária a suspensão de prazos por um período para a realização do trabalho. “A despeito dessa dificuldade, todos vislumbram que é a melhor solução para conquistarmos uma tramitação mais célere. Os benefícios são incontestáveis. Além da agilidade, há a transparência, porque os autos estarão disponíveis para consulta pelas partes e advogados pela internet.”
Trabalho em equipe
Definir como seria o modelo de digitalização e a logística, analisar os custos, preparar estudos técnicos, elaborar pareceres. Essas foram apenas algumas das etapas do projeto de digitalização, que envolveu diversas áreas do Tribunal: Presidência, Corregedoria Geral da Justiça e secretarias da Primeira Instância, Judiciária, Tecnologia da Informação e Administração e Abastecimento.
“A ideia inicial era digitalizar todos os processos físicos do estado, em um único contrato. Após os primeiros estudos, verificamos que seria mais interessante começarmos com um contrato menor, que pode ser prorrogado por cinco anos, mas também permite ao Tribunal fazer ajustes e novas licitações, se necessário”, explica o juiz assessor da Presidência do TJSP Rodrigo Nogueira.
O valor total do contrato para a primeira etapa é de R$ 18,1 milhões, com pagamentos mensais que acompanham a quantidade de páginas digitalizadas – valor unitário de R$ 0,091. “A métrica utilizada foi a metragem linear de processos, informada pelas unidades do Estado em formulário do movimento judiciário. A partir desse resultado calculamos a quantidade de páginas e dividimos por 60 meses, período em que se pretende concluir a digitalização”, conta Vanessa Martiniano.
Histórico
O TJSP é o maior do Brasil, com 25% do movimento judiciário de todos os tribunais do país. Decisões administrativas precisam ser sempre bem planejadas e executadas, especialmente quando o volume de trabalho e o custo envolvidos são volumosos.
“Em 2015, quando concluímos a implementação do processo eletrônico, 85% dos feitos em andamento eram físicos. Seria inviável digitalizar quase todo o acervo concomitantemente ao projeto de informatização”, conta o juiz assessor da Presidência do TJSP Fernando Antonio Tasso, que também participou das iniciativas que viabilizaram o processo digital em São Paulo. “Na época, nosso foco era estancar a entrada de novos processos físicos. Com o tempo, as ações em papel foram diminuindo gradativamente, pelo seu término natural. E hoje o volume existente nos permite enfrentar a digitalização.”
Além do projeto, também existem outras iniciativas de digitalização já em andamento, como as 15 Centrais Facilitadoras, instaladas no estado em parceria com o Ministério Público, que atuam nos inquéritos policiais e processos criminais. As unidades cartorárias também foram autorizadas pelo Comunicado CG 466/20 a fazer a conversão dos processos físicos para o meio digital e algumas comarcas firmaram parcerias com prefeituras, universidades e subseções da Ordem dos Advogados do Brasil para essa finalidade.
O mesmo comunicado permite que advogados e advogadas façam a conversão. Basta retirar os autos nas unidades de 1º grau ou, caso já tenha todos os volumes da ação digitalizados, pode utilizar esse arquivo, desde que acompanhem as especificações técnicas. No primeiro semestre deste ano, essas três frentes promoveram a digitalização de quase 54 mil processos.
Fonte: TJSP
