O presidente do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP), desembargador José Roberto Bedran, participou, no último dia 25, do lançamento do Programa de Gestão Documental do TJSP, com o objetivo de resgatar e preservar a identidade paulista à luz do processo judicial. O tribunal, com a iniciativa, dará destino adequado aos mais de 70 milhões de processos arquivados e passa a adotar, assim, um conjunto de procedimentos e operações para avaliar o que precisa ser recolhido para guarda permanente e o que pode ser eliminado.
O evento aconteceu no Complexo Ipiranga, que abriga parte do arquivo do TJSP e onde funcionará a seção de gestão documental. O presidente aproveitou a oportunidade para parabenizar e agradecer a todos os magistrados e servidores envolvidos no trabalho e ressaltou sua satisfação com a instalação do programa. “Esse trabalho é extremamente importante para a memória e história do Poder Judiciário estadual”, falou Bedran.
O desembargador Eutálio José Porto de Oliveira, presidente da Comissão de Arquivos do TJSP, disse que a gestão documental é um projeto a longo prazo em razão do volume de processos. Há casos arquivados desde 1765, entre os quais o inventário da Marquesa de Santos e os conflitos envolvendo a Revolução de 1924, que já foram recuperados. “É necessário conservar a grande massa documental que temos e, se não iniciarmos com a maior brevidade possível, corremos o risco de perder dados de extrema relevância e que compõem a nossa história”, afirmou Eutálio Porto.
Cooperação – Na mesma ocasião, o Tribunal de Justiça assinou convênios de cooperação com as universidades Uninove, Unicep e o Curso Damásio, que ficarão com a guarda de algumas ações arquivadas. O objetivo é permitir aos alunos de Direito o contato com processos findos que podem ser utilizados para auxiliar na formação profissional deles.
O TJSP também tem uma parceria com o Governo do Estado. Todos os processos guardados até 1940 serão transferidos para o Arquivo Público do Estado. Lá, receberão tratamento adequado, serão restaurados e disponibilizados para consulta. Para os processos guardados a partir de 1940 haverá uma seleção com base em uma tabela chamada ‘Tabela de Temporalidade de Documentos’, que regula a destinação final dos documentos e define prazos para sua guarda. Os que forem classificados como de descarte, as partes serão comunicadas e, havendo interesse, retirarão os autos. Os que não forem descarte serão recuperados e disponibilizados para consulta e pesquisa.
Armazenamento – Os processos de guarda permanente, como as ações de família, união estável, registros públicos, posse, registro e propriedade de bem imóvel, usucapião, procedimentos de infância e juventude, adoção, direito ambiental, coletivas e criminais, entre outros, permanecerão no Tribunal de Justiça. Há, ainda, uma parceria com a Prefeitura de São Sebastião, que está catalogando os processos da 1ª Vara Cível da comarca. “Os processos serão armazenados no arquivo do município”, diz a diretora do Departamento de Patrimônio Cultural do Arquivo de São Sebastião, Rosangela Dias Ressureição.
“A visão do jurisdicionado é que o processo acaba com a sentença executada, mas ele não termina nem para a sociedade nem para o Tribunal. A ciência jurídica visa à distribuição da Justiça. Mas, para outras áreas, como a história e a sociologia, por exemplo, existe o interesse em conhecer a evolução da sociedade por meio do processo judicial, que conta a história viva das partes, suas alegrias e tristezas”, comentou Eutálio Porto. O setor de Gestão Documental do TJSP conta com dez servidores que fazem o trabalho de avaliação e higienização dos processos.
Saiba mais – O Programa de Gestão Documental – ‘Resgate e Preservação da Identidade Paulista à luz do Processo Judicial’ – dará destino adequado aos mais de 70 milhões de processos que já foram encerrados pela Justiça – acervo esse que não para de crescer. A iniciativa visa à criação de um padrão técnico e científico. Para o presidente da Comissão de Arquivos do TJSP, desembargador Eutálio José Porto de Oliveira, “o programa adota um conjunto de procedimentos referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, para a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, só que de forma adequada e necessária à preservação da memória do Poder Judiciário de São Paulo e ao acesso da população”.
O programa foi instituído pela Resolução 483/09, é contínuo, evita excessos de utilização de recurso material e humano e propicia, além da guarda, a instituição de políticas de gestão documental. Será feito da seguinte forma: os instrumentos para que as ações se concretizem incluem o plano de classificação e as tabelas de temporalidade de documentos que, aliados às Comissões de Avaliação Documental, começam na distribuição do processo ou expediente administrativo, sejam em papel ou de forma eletrônica.
Tabelas – Conforme estabelece o decreto 48.897/04 são considerados documentos de guarda permanente os indicados nas ‘Tabelas de Temporalidade de Documentos’, que serão definitivamente preservados; os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas declarados de interesse público e social, nos termos da lei; todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública Estadual até o ano de 1940.
O Programa de Gestão Documental conta com o apoio de três comissões nas áreas de Direito Público, Criminal e Privado, cada uma presidida por um juiz. Também trabalham historiadores, funcionários com formação jurídica e experiência no Tribunal de Justiça. Eles avaliam os processos quanto a sua adequação às regras jurídicas e históricas.
Do TJSP