O presidente do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG), desembargador Gilson Soares Lemes, determinou como um dos pilares de sua gestão virtualizar os processos físicos. A iniciativa é uma forma de viabilizar a prestação jurisdicional remotamente e integra o Programa Justiça Eficiente (Projef).
O superintendente adjunto adjunto do TJMG, desembargador José Arthur Filho, comenta que a virtualização de processos físicos é um sonho antigo, que em breve será realidade. “São inúmeras as vantagens do processo eletrônico, entre elas, dar celeridade ao andamento processual e proporcionar o acesso de qualquer lugar do planeta, desde que se tenha acesso à internet”, reforçou. O magistrado enfatiza que essa iniciativa vai ao encontro dos interesses da sociedade que busca um Judiciário mais ágil.
Quanto à iniciativa, ela é ousada e factível, de acordo com José Arthur Filho. Ele explica que foi criada uma força tarefa interna em todas as unidades do Tribunal, que potencializa os trabalhos de virtualização e indexação dos processos digitalizados no Processo Judicial eletrônico (PJe). Ele acrescenta que foram adquiridas máquinas de ponta que, aliadas à tecnologia avançada, proporcionam avanços na meta da virtualização dos processos físicos.
O magistrado acentua a importância do trabalho realizado pelo grupo interinstitucional criado pelo TJMG para obter apoio de parceiros para o alcance da meta. Nesse sentido, é ressaltado o apoio da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), por meio das seccionais do estado mineiro, das faculdades de Direito e das prefeituras.
Ele comenta que o TJMG, apesar da pandemia do novo coronavírus (Covid-19), tem aproveitado o momento para criar oportunidades e avançar em diversas áreas, como a tecnologia. “O Tribunal de Justiça mineiro tem buscado incorporar em suas iniciativas o espírito colaborativo e de cooperação, para colocar em prática iniciativas voltadas para prestar um serviço de qualidade à sociedade.”
Mundo digital
Nesta semana, o TJMG chegou a 100 mil processos indexados no PJe. A comarca de Lagoa Santa obteve o registro desse número significativo. O juiz diretor do Foro da Comarca de Lagoa Santa, Carlos Alexandre Romano Carvalho, também viu na pandemia a oportunidade de o Poder Judiciário entrar 100% no mundo digital.
“É o momento de abandonar práticas já obsoletas como processos em papel, livros de cargas e adotar o trabalho digital. Em Lagoa Santa, especificamente na 2ª Vara Cível, o magistrado e os servidores decidiram virtualizar todo o acervo e entrar de vez no século XXI. Grande parte do trabalho é voltado para atingir essa meta”, disse. “Todos os estagiários estão envolvidos na atividade de virtualização dos processos físicos. Os servidores supervisionam os trabalhos.”
Na comarca de Montes Claros, os trabalhos tiveram início a partir de um levantamento de quantos equipamentos poderiam ser disponibilizados para a digitalização, bem como definir quais eram os recursos humanos seriam direcionados para as tarefas a partir de uma reunião com os gerentes dos cartórios. Decidiu-se que a digitalização seria feita em cada vara, com a atuação de servidores, estagiários e colaboradores (alguns foram remanejados), levando-se em conta o fluxo de trabalho. As movimentações nos processos eletrônicos, em andamento, foram mantidas normalmente, explica o juiz diretor do foro, Evandro Cangussu Melo.
O magistrado esclarece que, para conhecer melhor o procedimento de digitalização, os trabalhos começaram com os processos de menor volume. O objetivo era aprender como seria a dinâmica da digitalização e virtualização dos processos físicos. Na média, houve uma boa evolução, constatou.
Foram criadas duas formas de controle de produtividade dos trabalhos. Uma avalia o trabalho dos colaboradores; a outra, a partir de um grupo criado no WhatsApp, com participação dos gerentes e contadores judiciais, divulga internamente uma planilha diária com os números de virtualização e digitalização dos processos por dia.
Cangussu explica que, nesse grupo, são atualizadas informações sobre os trabalhos, troca de experiências e propostas de ajustes, quando necessário. Essas planilhas apresentam o total do acervo físico e quantos desses processos são virtualizados por dia e inseridos no Processo Judicial eletrônico (PJe). “Os trabalhos nas varas cíveis estão bem adiantados.”
2ª Vara de Família
A 2ª Vara de Família de Montes Claros já virtualizou todo o seu acervo de processos físicos. A gerente da 2ª Vara de Família, Denise Coelho, comenta que o manual elaborado e enviado pelo TJMG foi muito útil, pois esclareceu todos os pontos de forma precisa.
“Contamos com a ajuda da OAB, que cedeu um estagiário para digitalizar os processos. Os estagiários da secretaria e do gabinete também foram de grande ajuda, depois de devidamente instruídos. Uns faziam o índice, colocando clipes e nomeando cada parte do processo”, explicou. Feita a digitalização, cada parte do processo digitalizada era numerada e nomeada no computador. Denise Coelho explica: 1 – petição inicial e documentos, 2 – atos de citação. 3 – contestação e documentos, entre outros.
A gerente detalha que o cadastro da virtualização (indexação) no PJe foi efetivado pelos servidores. A juntada das peças (processo virtual) foi feita pelos estagiários, depois de conferência. O novo processo eletrônico já contém novas publicações, entre elas, o conhecimento da virtualização. Para os processos físicos baixados, seguiram-se instruções do manual, sendo imediatamente inserido no maço para o arquivo. “Assim, conseguimos concluir a virtualização de todos os processos físicos da da 2ª Vara de Família da Comarca de Montes Claros.”
Na comarca de Malacacheta, o processo de virtualização dos processos físicos tem sido bastante produtivo, uma vez que todos os servidores e estagiários participam do procedimento, de forma setorizada, explica a juíza Bianca Maria Spinassi. “Ressalto que contamos com sete servidores e quatro estagiários. Todavia, mesmo em meio à pandemia, foi estipulado rodízio de horários e dias de trabalho, com metas de digitalização dos processos, tendo sido todas elas cumpridas fielmente.”
A magistrada destaca a dedicação e esforço de todos que, mesmo diante das dificuldades de sistemas e da pandemia, vêm buscando o cumprimento célere e efetivo da missão de virtualização que foi lançada. O procedimento de virtualização de autos foi determinado pela Portaria Conjunta nº 1.025/PR/2020.
Fonte: TJMG