O Tribunal Regional Eleitoral do Ceará (TRE-CE) produziu um vídeo comemorativo ao Dia Internacional de Arquivos, celebrado na última quinta-feira (9/6). Nele, Aline Corteletti, ilustradora da página @ilustraclementine, conta com humor e “cearensidade” a destinação dos documentos que ficam no arquivo da Justiça Eleitoral.

O vídeo se insere na 6ª Semana Nacional de Arquivos, promovida pelo Arquivo Nacional. O tema proposto pelo Conselho Internacional de Arquivos (ICA) em 2022 é #SomosArquivo e convida a sociedade a entender como as práticas arquivísticas influenciam o que está dentro ou fora do “documento de arquivo”, como a prática reflete os preconceitos profissionais e como os documentos impactam com as histórias que contam.

Os arquivos contêm as histórias do passado, do presente e, eventualmente, do futuro dos indivíduos. Eles nos ajudam a entender quem somos e o que pretendemos ser. Entendendo o que as histórias dos arquivos refletem, quem está incluído? Quem não está? Será que certas comunidades marginalizadas querem estar documentadas nos “arquivos institucionais”?

O arquivo da sede do TRE-CE abriga aproximadamente 940 mil processos e documentos que contam e provam a história e os atos do Tribunal. Desde 2011, a Seção de Arquivo do Regional trabalha na classificação destes documentos, a fim de analisar o conteúdo e a relevância para a instituição. Depois de classificados, é feita a seleção e triagem, sendo destinados para guarda permanente, cumprimento de tempo de guarda na fase intermediária ou descarte após o prazo estipulado na legislação.

Existem 40 mil documentos e processos considerados de guarda permanente, os quais são preservados em definitivo. Tratam-se de documentos que remontam ao ano de 1934, tais como mapas totalizadores de eleições, alistamentos eleitorais, atas de sessão, acórdãos, processos eleitorais, fotografias e notícias produzidas e conservadas no âmbito das atividades administrativas e das eleições cearenses, que também possuem valor histórico. Há também no acervo documentos anteriores à criação da Justiça Eleitoral em 1932, como processo de 1915, títulos de eleitores de 1916 e Livro de Termos de Alistamento de Eleitores de 1920 a 1925.

Os processos em fase intermediária somam mais de 900 mil protocolos, os quais estão sujeitos a consultas e desarquivamentos. Nesta categoria, estão os documentos que comprovam o cumprimento de deveres e garantem direitos de pessoas e de instituições. Nas Zonas Eleitorais, o arquivo é composto por aproximadamente 17 mil caixas, sendo quase a totalidade de processos judiciais de guarda permanente, dos quais aproximadamente 100 caixas contém documentos históricos.

Preservação

Em 2021, foi realizada a restauração de documentos arquivísticos por meio da contratação da Associação de Pais e Amigos do Deficiente Auditivo (APADA), que efetuou a higienização e restauração de parte do acervo, a fim de minimizar os impactos do tempo e de condições adversas do ambiente refletidos em danos físicos e químicos nos processos. Neste ano, foi iniciado o processo licitatório para digitalização do acervo.

Para o resgate do acervo e difusão, o projeto Arquivo Vivo promove entrevistas com personalidades que se inserem no contexto da Justiça Eleitoral do Ceará, como eleitores, mesários, candidatos, servidores, magistrados e promotores.

Gestão documental

Nos últimos cinco anos, 94 mil documentos foram avaliados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do TRE-CE como descartáveis, conforme a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. Esses descartes foram devidamente publicados em editais de eliminação de documentos. O material, que totaliza quase 104 toneladas, foi doado para associações de catadores de recicláveis, imprimindo responsabilidade socioambiental.

Além dos documentos em suporte físico (papel), o TRE-CE produziu, de 2013 a maio deste ano, 195.456 processos natos digitais e digitalizados, que também precisam ser preservados com confiabilidade, autenticidade, organicidade, acessibilidade e unicidade.

Fonte: TRE-CE