O tema “Gestão documental e gestão da memória: Resolução CNJ 324/2020” foi discutido, na última sexta-feira (12/3), pelo Núcleo de Estudos em História e Memória da Escola Paulista de Magistratura (EPM). O encontro teve exposições da juíza do Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) Ingrid Schroder Sliwka e do juiz do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) Carlos Alexandre Böttcher, que coordena o Núcleo junto com a desembargadora Luciana Almeida Prado Bresciani, conselheira da Escola.
Leia também: Gestão documental e da memória do Poder Judiciário – o programa do CNJ
O vice-presidente do TJSP, desembargador Luis Soares de Mello, ressaltou que, “na qualidade de presidente da Comissão Gestora de Arquivo, Memória e Gestão Documental do Tribunal de Justiça de São Paulo, digo que lidar com isto, para mim, é algo quase poético, porque vejo a história fincada na memória. Sem memória não há história. A memória que fazemos neste momento, por exemplo, ficará registrada para a história. E cuidar desta área no Tribunal de Justiça é muito interessante”.
Os juízes auxiliares da Presidência do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) Rodrigo Capez e Walter Godoy dos Santos Júnior, membro e coordenador do Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), respectivamente, participaram da abertura do encontro. Capez lembrou a criação do Programa em 2009 pelo CNJ, sua atuação como coordenador na gestão anterior e destacou a aprovação das resoluções 316/2020 e 324/2020, tornando a Gestão Documental e Gestão de Memória obrigatória para todos os tribunais. Walter Godoy, por sua vez, anunciou a realização do I Encontro Nacional de Memória do Poder Judiciário no próximo dia 18 de maio, a distância.
O juiz do TJSP Carlos Böttcher apresentou os fundamentos constitucionais e legais que amparam a gestão documental e da memória, entre eles o acesso à informação, a proteção da intimidade, o direito de certidão e a transparência. Ele destacou dois artigos entre os direitos fundamentais difusos e coletivos referentes ao patrimônio cultural brasileiro, que o definem como “bens de natureza material e imaterial”. Nesse sentido, mencionou a memória como um bem imaterial e ressaltou que o mesmo trecho da Constituição Federal determina que cabe à administração pública a gestão da documentação governamental.
Böttcher também destacou a Lei Geral de Arquivos (Lei 8.159/91), que versa sobre a Política Nacional de Arquivos públicos e privados e que criou o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), posteriormente disciplinado pelo Decreto 4.073/02. Esclareceu que o Conarq é um órgão colegiado, instituído no âmbito do Arquivo Nacional e é órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). Mencionou ainda tratados internacionais e a Agenda 2030, criada pela ONU e adotada por 193 países.
Na sequência, Ingrid Sliwka apresentou a conceituação de gestão documental, conforme estabelecida na Resolução 324/20 do CNJ: “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário”. Ela enumerou os instrumentos para gestão documental definidos pela resolução, entre ele os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos, o plano de classificação e a tabela de temporalidade dos processos judiciais e a listagem de verificação para baixa de autos findos, entre outros.
Ingrid ressaltou que a gestão documental deve ser realizada por toda a instituição, em especial pelas unidades de TI, protocolo e arquivo e pela Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD). Em relação à guarda permanente de documentos, a magistrada esclareceu que ela deve ser feita no próprio suporte, em condições físicas e ambientais adequadas e que ela necessita ser disponibilizada para consulta. Elucidou que a guarda permanente possui quatro pilares: destinação antecipada, definida como o dever de guarda das sentenças e dos metadados; corte cronológico para documentação judicial dentro do normativo do CNJ; valor secundário, reconhecido pela CPAD; e amostra estatística representativa do conjunto documental destinado à eliminação, esclarecendo que se trata de um critério precaucional: uma parcela da documentação, que não foi percebida de imediato pelos demais critérios será guardada para representar a parte dos documentos onde não foi detectado valor secundário.
Em seguida, Böttcher tratou do Dia da Memória do Poder Judiciário e a Gestão de Memória, disciplinada pela primeira vez de forma sistematizada pela Resolução CNJ 324/2020, explanando definição, princípios, diretrizes, Comissão de Gestão de Memória, Manual de Gestão de Memória, unidade de Memória, construção de Memória institucional e inovação em Gestão de Memória. Por fim, os palestrantes fizeram a devolutiva do estudo de caso apresentado previamente ao encontro com várias questões de Gestão Documental e Gestão de Memória encontradas no dia a dia de grande parte dos tribunais do país.
Participaram também do evento o ministro aposentado do STJ Sidnei Agostinho Beneti; o professor Holger Knudsen, da Universidade de Leipzig, ex-diretor da Biblioteca do Instituto Max-Planck de Direito Internacional Privado e Direito Privado em Hamburgo (1990 – 2016), que será um dos expositores do próximo encontro do núcleo; e o juiz Christopher Alexander Roisin, entre outros magistrados e servidores e outros profissionais.
Fonte: EPM/TJSP