Pensando na gestão consciente dos recursos públicos, o Departamento Financeiro do Tribunal de Justiça de Mato Grosso (TJMT) conseguiu reduzir em 92% o consumo com folhas de papel e impressões. O projeto piloto com as folhas de pagamento, implementado no Departamento, foi posto em prática no mês de junho de 2018 e já provocou um efeito significativo.
Para se ter uma ideia de consumo, no ano de 2017, foram impressas mais de 35 mil folhas de papel, uma média de 3.000 folhas/mês. Desde a implantação do novo procedimento, o gasto reduziu para aproximadamente 150 folhas por mês. “O Departamento Financeiro realizou algumas reuniões com o Departamento de Pagamento de Pessoal e Departamento de Pagamento de Magistrados para alcançar esse patamar de economia. Falamos das nossas preocupações, ouvimos cada área, e em parceria, conseguimos virtualizar 92% dos nossos procedimentos – apontou a Diretora do Departamento Financeiro, Wânia Christina Zaviasky Proença.
Os documentos que precisam ficar disponíveis e arquivados de forma segura, no ano de 2017 – quando ainda não havia sido implantado o sistema – precisou ser armazenado em 79 caixas-arquivo. Neste ano 2018, a estimativa é que 6 caixas sejam suficientes . “Isso é muito positivo e nós estamos buscando a virtualização total dos procedimentos que envolvem as folhas de pagamentos. A previsão é que consigamos chegar a esse objetivo até o fim deste ano”, disse a diretora. Além da questão de espaço físico para o armazenamento dos documentos, o tempo para consulta reduziu significativamente. “Antes, nós teríamos que consultar o arquivo físico e isso poderia demorar até um dia para obtermos a informações necessárias. Hoje com um clique no lugar certo fazemos essa consulta de forma instantânea. Isso contribuiu sobremaneira para a celeridade nos nossos serviços”, assinalou Wânia.
A diretora também falou que os procedimentos foram simplificados: “Antes nós precisávamos de assinaturas físicas do Presidente em documentos como empenhos, notas de pagamentos e nas transferências bancárias por OBN (Transferência por Ordem Bancária), para só assim darmos continuidade ao processo. Agora, isso pode ser feito por assinatura digital em lotes, por meio do Sistema CIA. O que facilita muito a agilidade e segurança dos nossos serviços”, pontou.
Fonte: TJMT