Em Cuiabá, o Arquivo-Geral no fórum local tem mais de 85 mil caixas com processos, situação que coloca a unidade judiciária no limite de sua capacidade no que diz respeito a espaço. Com o Processo Judicial Eletrônico (PJe), porém, esta realidade está mudando. Até 2018, as 59 varas já vão ter implantado o sistema. Hoje, pelo menos 27 varas da Comarca de Cuiabá estão funcionando com o novo sistema.
“Temos capacidade para pouco mais umas 10 mil caixas, mas não podemos descartar estes papéis, que são documentos e processos. Se os digitalizarmos, facilitará e muito o trabalho e não precisaremos aumentar o espaço para guardar esses arquivos”, ressaltou a diretora do Fórum, juíza Edleuza Zorgetti Monteiro da Silva.
O local, com 152 metros de extensão, foi reformado e inaugurado em dezembro de 2014. O espaço, localizado no subsolo do prédio, começou a funcionar com 58.509 caixas, sendo 40.320 de processos da área cível e 13.776 da área criminal. Hoje, conta com uma estrutura mais moderna. Somente a área meio (documentos) ocupa hoje 4.403 caixas do arquivo.
A gestão de documentos na Justiça brasileira é determinada pela Portaria 113/11, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que consta do manual de Gestão do Poder Judiciário. O texto determina uma série de procedimentos com o objetivo de racionalizar o ciclo documental, de modo a garantir a tramitação e a guarda seguras, a localização do arquivo e a preservação de documentos considerados permanentes, bem como a eliminação dos documentos – que já perderam sua importância para a instituição.
Prateleiras deslizantes – O Arquivo-Geral do Fórum de Cuiabá é composto por prateleiras deslizantes, o que, segundo a gestora da Central de Arquivos, Márcia Caldas, proporciona mais segurança no trabalho e celeridade no arquivamento e desarquivamento dos processos judiciais, além de facilitar o manuseio. Márcia explica que os processos mais antigos estão sendo digitalizados, recebendo um código que vai facilitar a busca pelo documento.
Para Lídio de Lima, que trabalha no setor há mais de nove meses, com o cadastramento dos processos e o sistema de prateleiras deslizante o serviço fica muito mais fácil e eficiente. “Processos que antes demoravam até mês para serem desarquivados, hoje fazemos em um prazo médio de três dias”, afirmou Lima.
Fonte: TJMT