Um minuto. Esse é o limite de tempo para atendimento a advogados e partes que buscam informações sobre processos em tramitação na 2ª vara da comarca de João Lisboa (MA). A novidade é fruto do projeto “Um minuto, por favor!”, implantado na unidade desde fevereiro. As informações são do titular da Vara, juiz Marlon Jacinto Reis, autor da iniciativa.

“Nos últimos dois anos, nos preparamos para aprimorar a gestão dos processos judiciais até que atingimos nossa meta de atender o usuário – advogado ou cidadão – no prazo de um minuto, desde que ele apresente os dados necessários à correta identificação do processo”, diz o magistrado.

 Ampulheta – Uma ampulheta sobre o balcão de atendimento é acionada cada vez que advogados e partes pedem informações sobre processo. “Esse é o modo pelo qual o advogado ou interessado pode monitorar o cumprimento desse compromisso assumido pela 2ª vara de João Lisboa”, garante o juiz.

O prazo de escoamento da areia (pouco mais de um minuto) é o limite “para que o advogado tenha em mãos o processo que procura, bastando para isso que os autos estejam na secretaria”, exemplifica Marlon Reis. “Em um minuto, os autos devem estar nas mãos do interessado, ou disponibilizada a informação sobre seu estágio e localização, se ausente da Secretaria”.

Projeto – De acordo com o idealizador da iniciativa, inicialmente o projeto foi testado internamente entre os servidores da unidade – a ampulheta ficava na mesa da secretária judicial marcando o tempo. A rotina compreendeu cerca de seis meses, após o que a novidade foi apresentada ao público. Nessa segunda fase a ampulheta foi colocada sobre o balcão e o projeto explicado ao jurisdicionado. Essa semana, um cartaz alusivo à ação será afixado nas instalações da 2ª vara de João Lisboa.

Segundo Marlon Reis, o projeto “utiliza técnicas de gestão de processos que envolvem o sistema conhecido como “endereçamento”, inicialmente desenvolvido pelo juiz Douglas de Melo Martins e pelo então secretário judicial Miguel Moyses”, quando da atuação de ambos na comarca de Pedreiras.

Nesse sistema, os processos são mantidos em um mesmo local, independente do estágio em que se encontra (normalmente os processos são movidos para locais diferentes, segundo esse estágio, explica o juiz). O controle da fase em que se encontra a ação se dá virtualmente, no computador, afirma Marlon Reis.

Protagonistas – Nas palavras do magistrado, “o envolvimento dos servidores, que atuam como protagonistas, e não como meros subordinados, é fundamental para o alcance da medida”. Exemplo disso é a mudança do número de identificação do processo – antes na capa dos autos – e que passou a figurar na lateral do mesmo (“como os títulos de livro”, explica).

 A mudança – que facilitou a localização – se deu a partir da observação de uma servidora da Vara, que fez ver ao juiz o tempo que se perdia para localizar a numeração. “São medidas extremamente simples, fáceis de replicar em qualquer lugar”, ressalta o juiz.

Produtividade – Além da “boa resposta” do jurisdicionado, Marlon Reis destaca o aumento na produtividade da 2ª vara de João Lisboa. “No último mês (março) atingimos 160% de produtividade. Todo mês batemos as metas. Atribuímos isso em grande parte à simplificação no atendimento”, comemora. “Quanto menos tempo se gasta com esse tipo de coisa (atendimento), mais tempo sobra para a atividade fim do Judiciário, que é fazer o processo andar”. Nas palavras do juiz, o índice mínimo de produtividade alcançado pela unidade nos últimos meses foi de 120%.

Da CGU-MA